Merci de visiter le site web de Laboratoires d’Expertises de Québec ltée (ci-après LEQ) et de prendre connaissance de notre politique de confidentialité (ci-après la politique).
En naviguant sur notre site web ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant. La présente politique établit les pratiques de Laboratoires d’Expertises de Québec ltée (ci-après LEQ) en matière de protection des renseignements personnels.
Cette politique vise à vous informer sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à titre d’employé ou de client de l’entreprise, à établir les règles de bonnes pratiques en la matière, ainsi qu’à recueillir les consentements nécessaires. Elle a pour but de limiter la divulgation des renseignements personnels pouvant nuire aux intérêts de l’entreprise, de ses employés, ainsi que de ses clients et/ou fournisseurs de service. La présente politique consiste en un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels chez LEQ et s’applique à partir du 1er janvier 2024.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Puisque nous veillons à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous avons désigné une personne responsable de veiller au respect de cette politique.
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec : [email protected]
Objectif de la politique de confidentialité
Afin d’assurer la protection des renseignements personnels de tous nos clients, employés et collaborateurs, LEQ s’engage à ne collecter, ne traiter et ne partager aucune information permettant d’identifier un individu, à moins que ce dernier n’y ait consenti.
L’obligation de préserver la confidentialité des renseignements de LEQ s’applique au-delà de la démission, du congédiement ou de la résiliation de service d’un employé ou d’un fournisseur de l’entreprise.
La politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont LEQ ou toute personne agissant en son nom vont collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut rédigée en un langage clair afin d’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.
Les modalités de consentement
Nous nous engageons à obtenir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.
En vertu de l’article 4.2.4 et de l’article 4.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, nous vous demanderons un nouveau consentement si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à une nouvelle fin.
Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande du gouvernement, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autre que conformément avec la présente politique, sauf si la Loi nous y oblige ou le permet.
Objectifs de la collecte de données
Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :
- Pour fournir des services : Nous allons collecter et traiter les données et informations nécessaires pour remplir notre mission et nos obligations contractuelles.
- Pour assurer et améliorer nos services : Les données collectées lors de vos interactions avec nos services sont susceptibles d’être utilisées dans le but d’analyser et d’améliorer le fonctionnement de nos services.
- Pour développer de nouveaux services : Les données collectées peuvent servir dans un cadre de recherche et développement pour proposer de nouveaux services à nos utilisateurs, notamment par le biais de publicités et de messages de marketing.
- Pour proposer des services personnalisés : Le recueil et l’analyse des données générées par vos interactions avec nos services nous permettent de développer et créer des services pertinents pour répondre au mieux à vos attentes.
- Pour évaluer les performances des services : Les données sont récoltées afin d’avoir des informations sur les avantages, mais aussi les inconvénients de nos services. Ceci nous permet de les évaluer, notamment par le biais de sondages.
- Pour protéger la vie privée de nos utilisateurs. Les données récoltées nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone ou par voie électronique, notamment.
- Pour satisfaire des obligations légales. Les données sont récoltées pour satisfaire à des obligations issues de lois ou règlements, notamment.
Renseignements personnels collectés
LEQ peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, ou lorsque permis ou requis par la Loi. LEQ recueille des renseignements personnels, notamment lors de toute communication écrite, téléphonique, électronique ou verbale avec un de ses représentants; lors du paiement de factures; ainsi qu’à tout autre moment aux fins de la réalisation de nos services.
Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et LEQ. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons. Nous recueillons notamment :
Nom et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.
Données démographiques. Données vous concernant telles votre pays ainsi que votre langue de communication.
Données de paiement. Données nécessaires au traitement de vos paiements.
Données techniques. Données en lien avec les projets ou les services qui vous concernent.
Communication des renseignements personnels
LEQ peut communiquer les renseignements personnels auprès des professionnels concernés, dans la mesure où le partage de ces renseignements s’avère utile aux fins de la réalisation du service offert.
Sauf pour les fins de communication précitées, LEQ a comme politique de ne pas divulguer ni vendre les renseignements personnels en sa possession à des tiers pour des fins commerciales ou philanthropiques.
À l’interne, LEQ ne permet qu’un accès limité aux renseignements personnels. Les professionnels dont le mandat est échu doivent purger dans leurs systèmes tout renseignement personnel obtenu dans le cadre du mandat, après s’être assuré d’avoir transféré l’ensemble des informations, dossiers et renseignements auprès des nouveaux professionnels concernés. Les professionnels ne peuvent notamment pas utiliser à des fins personnelles les informations personnelles obtenues dans le cadre de leur mandat.
Les employés doivent consulter un membre de la direction lorsqu’on leur demande de fournir un renseignement personnel susceptible de violer les normes de confidentialité définies dans la présente politique. De même, si un employé reçoit des renseignements personnels qui ne lui étaient pas adressés, ou s’il accède à des renseignements confidentiels sans autorisation, il doit en aviser immédiatement un membre de la direction.
Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
LEQ s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande à notre responsable.
Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.
Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.
Témoins et technologies similaires
LEQ peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.
Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.
Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter.
Conservation des renseignements personnels
LEQ garde les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos produits et services. Durant la période de conservation, LEQ prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels. Tous les renseignements personnels fournis à LEQ sont conservés sur des serveurs sécurisés, à accès restreint aux professionnels concernés.
À la fin de leur contrat de service, les employés ou les fournisseurs de LEQ doivent lui remettre toute propriété intellectuelle qu’ils ont en leur possession. Les employés ou les fournisseurs n’ont pas le droit de faire des copies, en tout ou en partie des renseignements confidentiels qui appartiennent à LEQ. Comme mentionné précédemment, l’obligation de respecter les directives telles que définies dans la présente politique est maintenue même une fois que l’emploi, l’engagement ou le contrat avec LEQ a pris fin. LEQ peut faire valoir ses droits légaux et entreprendre les démarches judiciaires appropriées contre tout contrevenant à la présente politique.
LEQ utilise les moyens et techniques raisonnables pour assurer un environnement de travail sécuritaire et protéger les renseignements personnels. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est Internet, la sécurité des transmissions d’informations via Internet ne peut être garantie. En conséquence, LEQ ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus ou altération des données transmises par Internet.
Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les bureaux ou les installations de LEQ.
Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.
LEQ se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour être en règle avec la Loi, prévenir la fraude, collecteur des sommes dues, résoudre une réclamation ou tout autre problème s’y rattachant, coopérer à une enquête ou pour tout autre acte permis par la Loi.
Autres informations
Nous apportons des modifications à la présente politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et vous permettons d'accéder aux versions archivées en vue de les consulter. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d'une notification par courriel).
Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la Loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou sa communication, de même que sa perte ou toute autre atteinte à sa protection.
Le responsable de la protection des renseignements personnels, s’il a des motifs de croire qu’un incident s’est produit impliquant un renseignement personnel, doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Le responsable de la protection des renseignements personnels procède à l’évaluation du préjudice selon la procédure prévue à l’annexe A.
Le responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité (annexe B) et, sur demande de la Commission d’accès à l’information, lui en transmet une copie.
Les employés qui contreviennent à la présente politique pourront faire l’objet d’une démarche disciplinaire pouvant mener jusqu’à leur congédiement, selon la gravité de la faute commise.
Lois applicables et juridiction
La présente politique de protection des renseignements personnels est régie par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent.
